Door-organiseren en door-ontwikkelen
Wat willen we bereiken?
De organisatie is voortdurend in verandering, door de dynamiek in het openbaar bestuur en de ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt een organisatie die daarmee om kan gaan en kwaliteit blijft leveren. De coronapandemie geeft ons een versnelling in een andere manier van werken, die onze speerpunten samen, snel en bereikbaar ondersteunt. Flexibeler, meer autonomie voor medewerkers, meer op afstand. Werken waar het werk is. Dit is iets wat we willen vasthouden, en nu ook stevig in investeren. We hebben daarbij nadrukkelijk aandacht voor de ontwikkeling van al onze medewerkers.
Digitalisering en vergrijzing zijn voorbeelden van ontwikkelingen die van invloed zijn op het werk van onze medewerkers en de invulling daarvan. Andere belangrijke thema’s zijn het samenwerken om de complexere opgaven te kunnen realiseren, om kunnen gaan met initiatieven uit de stad, een goede gesprekspartner zijn voor (professionele) belanghebbenden, het college goed kunnen adviseren en het scherp in beeld houden van publieke waarde. Onze dienstverlening vindt plaats in een gemoderniseerde flexibele en inspirerende kantooromgeving die toekomstbestendig is voor zowel groei- en krimpbewegingen als voor uiteenlopende externe ontwikkelingen.
Wat gaan we daarvoor doen?
Digitale Transformatie
Digitalisering transformeert onze samenleving. Het programma Digitale Transformatie richt zich niet alleen op ontwikkeling en inrichting van ICT-voorzieningen, processen en systemen, maar ook op de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers.
Klanten kunnen sneller en beter worden geholpen doordat we in 2021 meer dan honderd klantprocessen hebben gedigitaliseerd. Door deze digitale inrichting wordt veel data geregistreerd, aan de hand waarvan we management- en stuurinformatie kunnen genereren. In 2022 zetten we vol in op het verder uitbreiden van het aantal gedigitaliseerde klantprocessen met eerder gerealiseerde functionaliteiten en een verdere ontwikkeling van de digitale vaardigheden van de medewerkers. Ook worden er meer producten en diensten in het Engels aangeboden.
De gemeente handelt continu product- en dienstaanvragen af. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat hier zorgvuldig, conform de wetgeving, mee wordt omgegaan. De AVG checks op processen worden ook in 2022 verder doorgevoerd. De AA organisatie heeft de processen zodanig ingericht dat de AVG-wetgeving geborgd is binnen de werkprocessen. Centraal zijn daarnaast een beperkt aantal AVG specialisten aanwezig om specialistische vragen en situaties te kunnen beoordelen en om de DPIA’s uit te voeren . De verwachting is dat we in 2022 ruim 50 DPIA’s uit zullen voeren.
Doordat persoonsgegevens binnen de gehele organisatie worden verwerkt blijft de naleving van de AVG aandacht vragen. Om beter bestand te zijn tegen bedreigingen van buitenaf gaan we IT systemen nog meer loggen en monitoren. We doen dit in samenwerking met VNG.
Om beter digitaal te kunnen (samen) werken krijgen de medewerkers een nieuw platform voor samenwerken en documentopslag. Hierbij kijken we naar laagdrempeligheid en of medewerkers in hun eigen tempo getraind kunnen worden.
Informatieveiligheid
Om de data en de informatie in de systemen waar de gemeente mee werkt te beschermen worden de nodige adequate beveiligingsmaatregelen getroffen. Door de breedte en complexiteit van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO), die sinds 1 januari 2019 van kracht is, pakt de gemeente informatieveiligheid planmatig op. Jaarlijks wordt een risico-inventarisatie uitgevoerd, een actieplan informatieveiligheid en privacy vastgesteld en het informatieveiligheidsbeleid getoetst. Een belangrijk onderdeel is bewustwording, waarbij gebruikers worden getraind om alert te blijven.
Verder nemen wij technische maatregelen om de kans op digitale aanvallen te verkleinen (onder andere door het inzetten van antivirus software, een firewall en via het Security Information & Event Management systeem (SIEM) om securitymeldingen te analyseren). Desalniettemin vraagt het veilig houden van het netwerk en de ICT-systemen, vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, de continue aandacht van de organisatie.
Doorontwikkeling managementinformatie
Door de digitalisering genereren we steeds meer data die inzicht biedt in de dienstverlening en bedrijfsvoering. De Coronacrisis heeft deze ontwikkelingen versneld en er een dimensie aan toegevoegd: werken op afstand en daarmee sturen op afstand. Het is dus van groot belang dat de organisatie snel inzicht kan hebben in de middelen en de knoppen waaraan gedraaid kan worden om de organisatie te beheersen, bij te sturen en gericht door te ontwikkelen.
Voor alle afdelingen (financiën, HRM etc.) is het nu mogelijk om actuele management- en stuurinformatie te genereren via dashboards. Deze dashboards zijn rechtstreeks gekoppeld aan onze systemen waardoor we steeds beter instaat zijn om hierop te sturen. Ook blijven we investeren in de digitalisering van onze bedrijfsvoeringsprocessen zoals E-facturering.
De ontwikkeling en implementatie van het datagedreven werken zal de komende jaren veel blijven vragen van onze organisatie in zowel tijd als capaciteit.
HRM eigentijds werkgeverschap
De organisatie moet steeds flexibeler – samen, snel en bereikbaar - kunnen reageren op de samenleving. Daartoe moeten de medewerkers in staat worden gesteld om flexibeler te kunnen samenwerken ongeacht de afdeling waar zij onderdeel van uitmaken. De verbouwing van het Raadhuis en het beleid rondom het in bruikleen geven van ICT apparaten ondersteunt het zogenoemde “werken waar werken is”. Het credo hierbij is ‘je bent geen eigenaar van een werkplek maar van het resultaat dat je moet leveren’.
In 2021 is activiteit- en resultaatgericht werken definitief een vaste waarde geworden binnen de ambtelijke organisatie. Hiermee wordt beoogd flexibeler te kunnen (samen)werken, en zo sneller te reageren op wat inwoners en bedrijven van ons vragen.
Een groot deel van de HR-thema’s zullen in 2022 dan ook zijn gestoeld op het ondersteunen en bekrachtigen hiervan. We zetten vol in op hybride werken, we zijn een MD-traject gestart en binnen de AA Academie, het interne opleidingsinstituut, worden meer en meer opleidingen aangeboden aan medewerkers om bij de tijd te blijven in de steeds snellere veranderingen. Ondanks corona en het thuiswerken zijn er tot en met augustus 2021 25 trainingen uitgevoerd, waarvan 19 opleidingen twee of meer keren. In totaal hebben bijna 1900 medewerkers hier gebruik van gemaakt. De verwachting is dat dit aantal in 2022 hoger zal zijn als gevolg van het feit dat het verplicht thuiswerken kan worden losgelaten waardoor trainingen op locatie doorgang kunnen gaan vinden.
Daarnaast vraagt het een eigentijdse HR-cyclus, met aanpassingen in het mobiliteitsbeleid en het arbobeleid.
Inclusiviteit
Gemeente Amstelveen wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Met als motto ‘Talent als basis, diversiteit als kracht’ geloven wij dat inzetten van de diversiteit van onze collega’s onze organisatie, een positief effect heeft op de resultaten. Wij zetten in op gelijke kansen ongeacht geaardheid, gender, culturele achtergrond, religie en arbeidshandicap, een vaste waarde in onze werving en selectie. Hiertoe wordt in 2021 een inclusiviteitsscan uitgevoerd, om zo te bezien ‘waar de organisatie staat’ met betrekking tot dit thema. Op basis van de uitkomsten wordt in 2022 bezien welke eventuele acties hierop volgen en hoe wij inclusie verder kunnen inbedden in onze gemeentelijke organisatie.
Arbeidsmarkt en inhuur
De denktank Arbeidsmarkt visie ( CvA van de VNG) komt in het najaar van 2021 met een handreiking voor de aanpak van arbeidsmarktvraagstukken. Deze handreiking gaan we in 2022 gebruiken om onze eigen aanpak te toetsen en aan te scherpen.
Amstelveen zet verder stevig in op arbeidsmarktcommunicatie op effectieve en moderne kanalen. Voor de functies waarvoor er grote krapte is op de arbeidsmarkt worden, vaak met succes, specifieke campagnes uitgevoerd. Om de kosten voor inhuur zoveel mogelijk te beperken wordt gebruik gemaakt van een marktplaats voor inhuur, waardoor altijd marktconforme tarieven worden betaald. Inzet is om de inhuurkrachten die goed voldoen te verleiden om in dienst te treden. Dat lukt in 2021 in toenemende mate, en we hopen dat doorzet in 2022.
Verzuim
De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in ziekteverzuim begeleiding, teneinde medewerkers zo goed mogelijk inzetbaar te houden. Ondanks alle inspanningen zien we toch dat met name het langdurige verzuim wat hoger is dan bij vergelijkbare gemeenten. In het najaar van 2021 vindt een verdiepend onderzoek plaats naar de oorzaken daarvan. Op basis van de uitkomsten wordt een plan van aanpak opgesteld om de inzetbaarheid van medewerkers waar mogelijk te verhogen.
Huisvesting
Een gemoderniseerde flexibele kantooromgeving die toekomstbestendig is zowel voor groei- en krimpbewegingen als voor uiteenlopende externe ontwikkelingen. Zoals nu, de huidige corona-uitbraak. De effecten van COVID-19 stelt nieuwe uitdagingen aan de huisvesting van de medewerkers. De nieuwe kantoorinrichting die reeds op de begane grond, 2 e en 3e verdieping van het raadhuis is gerealiseerd, blijkt geschikt om in te spelen op de veranderende eisen.
Ook op de lange termijn willen we dat het totale inrichtingsconcept goed blijft aansluiten op de nieuwe werkelijkheid. Deels thuiswerken wordt binnen onze organisatie (post-corona) de norm. Dat betekent een verschuiving in behoefte aan standaard werkplekken naar meer overleg- en ontmoetingsruimten. Maar ook naar meer hybride werkvormen waarbij medewerkers op kantoor kunnen overleggen en samenwerken met thuiswerkende medewerkers. De 1 e verdieping zal worden omgevormd tot ontmoetings-/vergader- en presentatieruimte. Hiermee verwachten wij een goed antwoord te hebben op het toekomstig werken met thuis- en kantoorwerken en andere manieren van ontmoeten en vergaderen. Met name de reserveerbaarheid van werkplekken en andere faciliteiten pakt goed uit.
Accountantscontrole/Rechtmatigheidsverantwoording
In de huidige situatie geeft de accountant een oordeel af over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Daar komt verandering in door voorgestelde aanpassing van landelijke wetgeving daaromtrent. In de nieuwe situatie zal het college zich rechtstreeks aan de raad verantwoorden over de rechtmatigheid. Het oordeel van de accountant heeft vanaf dan enkel nog maar betrekking op de getrouwheid. Eerder werd er van uitgegaan dat deze wijziging zou ingaan met ingang van het boekjaar 2021. Eind juni heeft het ministerie van BZK laten weten dat die datum niet meer haalbaar is. Naar verwachting zal de nieuwe verantwoordingswijze ingaan voor het verantwoordingsjaar 2022. Dit onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring.
De uitgestelde invoeringstermijn geeft het college de mogelijkheid om voor het verantwoordingsjaar 2021 te kunnen ‘proefdraaien’ voor de nieuwe verantwoordingswijze. De interne controlewerkzaamheden worden uitgebreid en het verantwoordingsdossier zal (in samenspraak met de accountant) worden beoordeeld op bruikbaarheid voor de rechtmatigheidsverantwoording . In de programmarekening 2021 zal in de paragraaf bedrijfsvoering verslag worden gedaan van de uitkomsten van deze proef.